Dohoda o mlčenlivosti (NDA): co v ní nesmí chybět, smluvní pokuta a vzor

Dohoda o mlčenlivosti (anglicky NDA, non-disclosure agreement, často také smlouva o mlčenlivosti) je smlouva, kterou se jedna nebo obě strany zavazují nesdělovat a nevyužívat důvěrné informace druhé strany. Zákon ji jako samostatný typ neupravuje a nepředepisuje pro ni zvláštní formu, písemná podoba s přesným popisem chráněných informací je ale jediný spolehlivý důkaz. Mezi podnikateli si můžete sjednat smluvní pokutu v libovolné výši (soud ji může snížit, je-li nepřiměřená), se zaměstnancem však smluvní pokutu za porušení mlčenlivosti platně sjednat nelze. Dobu trvání si určíte sami, obvykle po dobu spolupráce a několik let po jejím skončení.

Co je dohoda o mlčenlivosti (NDA) a kdy ji potřebujete

Dohoda o mlčenlivosti je tzv. nepojmenovaná smlouva. Strany ji uzavírají podle § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, který dovoluje sjednat i smlouvu, jež není v zákoně zvlášť upravena. Obsah si tedy určujete sami. Pojmy NDA, smlouva o mlčenlivosti, dohoda o zachování mlčenlivosti nebo doložka o mlčenlivosti označují v praxi totéž, liší se jen tím, zda jde o samostatný dokument, nebo o článek uvnitř jiné smlouvy.

Proč ji vůbec sepisovat, když existuje obchodní tajemství? Zákonná ochrana má dvě slabiny. Zaprvé se vztahuje jen na informace, které splňují definici obchodního tajemství (viz níže), a to řada důvěrných údajů nesplní. Zadruhé musíte při sporu prokazovat vznik a výši škody, což je u nehmotných informací velmi obtížné. Dohoda o mlčenlivosti obojí řeší: sami si určíte, co je důvěrné, a díky smluvní pokutě nemusíte škodu dokazovat.

Typické situace, kdy se NDA vyplatí:

• Jednání o spolupráci nebo investici, kdy druhé straně ukazujete obchodní plán, ceny, technologie nebo čísla firmy ještě před podpisem hlavní smlouvy.
• Spolupráce s externisty (programátor, grafik, účetní, marketingová agentura, OSVČ na fakturu), kteří se dostanou k zákaznickým databázím, zdrojovým kódům nebo interním procesům.
• Prodej firmy nebo podílu, kdy kupující prochází účetnictví, smlouvy a know-how (due diligence).
• Vývoj produktu nebo nápadu, který chcete představit výrobci, dodavateli nebo potenciálnímu partnerovi.
• Zaměstnanci a brigádníci s přístupem k citlivým údajům. Tady ale platí zvláštní pravidla zákoníku práce, kterým se věnujeme v samostatné kapitole.

Pokud s partnerem uzavíráte dlouhodobou rámcovou smlouvu, můžete mlčenlivost řešit přímo v ní, podrobněji o tom píšeme v článku o smlouvě o spolupráci. Samostatná NDA má smysl hlavně tehdy, když si chcete chránit informace dřív, než je jasné, zda k samotné spolupráci vůbec dojde.

Ochrana už při jednání o smlouvě

Určitou ochranu dává zákon i bez NDA. Podle § 1730 odst. 2 občanského zákoníku musí strana, která při jednání o smlouvě získá o druhé straně důvěrný údaj, dbát, aby nebyl zneužit nebo prozrazen bez zákonného důvodu. Pokud tuto povinnost poruší a obohatí se tím, musí obohacení vydat. To je ale slabý nástroj: musíte prokázat, že šlo o důvěrný údaj, že byl zneužit a o kolik se druhá strana obohatila. Proto se NDA podepisuje ještě před prvním sdílením citlivých podkladů.

Co je obchodní tajemství a co můžete chránit

Obchodní tajemství definuje § 504 občanského zákoníku jako konkurenčně významné, určitelné, ocenitelné a v příslušných obchodních kruzích běžně nedostupné skutečnosti, které souvisejí se závodem a jejichž vlastník zajišťuje ve svém zájmu odpovídajícím způsobem jejich utajení. Všechny podmínky musí platit současně. Poslední podmínka je důležitá: kdo informace nijak nechrání, může o ochranu obchodního tajemství přijít. Uzavírání dohod o mlčenlivosti je přitom jedním z běžných způsobů, jak utajení zajistit.

Dohodou o mlčenlivosti ale můžete chránit i informace, které definici obchodního tajemství nesplňují, například samotnou skutečnost, že spolu jednáte, nebo podmínky nabídky. Typicky chráněné informace:

• seznamy zákazníků a dodavatelů, kontakty, objemy odběrů,
• ceny, marže, kalkulace, cenové nabídky a obchodní podmínky s partnery,
• výrobní postupy, receptury, technické výkresy, zdrojové kódy a know-how,
• obchodní a marketingové plány, připravované produkty a kampaně,
• finanční údaje, které nejsou zveřejněné, a výsledky interních analýz,
• osobní údaje zákazníků a zaměstnanců (tady se vedle NDA uplatní i pravidla ochrany osobních údajů),
• samotná existence a obsah jednání mezi stranami.

Jednostranná, nebo oboustranná dohoda o mlčenlivosti?

Prvním rozhodnutím je, kdo bude informace sdílet. Podle toho volíte typ dohody.

Co musí dohoda o mlčenlivosti obsahovat

Zákon pro NDA nestanoví povinné náležitosti, z povahy věci ale musí být jasné, kdo, co a jak dlouho chrání. Pro vymahatelnost doporučujeme projít tento kontrolní seznam:

• Smluvní strany: přesná identifikace (jméno nebo název, IČO, sídlo nebo bydliště, kdo za firmu podepisuje).
• Účel sdílení: k čemu se informace poskytují (například „posouzení možné spolupráce na vývoji aplikace“). Příjemce je pak smí využít jen k tomuto účelu.
• Vymezení důvěrných informací: konkrétní kategorie nebo seznam. Pomůže i pravidlo, že důvěrné je vše, co je jako důvěrné označeno, a ústně sdělené informace se potvrdí e-mailem.
• Výjimky: informace veřejně dostupné, informace, které příjemce prokazatelně znal dřív, informace získané oprávněně od třetí osoby a informace, které je nutné sdělit na základě zákona nebo rozhodnutí soudu či úřadu.
• Povinnosti příjemce: nesdělovat, nezveřejňovat, nevyužívat k jinému účelu, chránit stejně pečlivě jako vlastní informace, nekopírovat nad nezbytnou míru.
• Okruh osob: komu může příjemce informace dál zpřístupnit (vlastní zaměstnanci, účetní, daňový poradce, advokát) a že za jejich mlčenlivost odpovídá.
• Vrácení a zničení podkladů: co se stane s dokumenty a soubory po skončení jednání nebo na výzvu.
• Doba trvání: od kdy dohoda platí a jak dlouho mlčenlivost trvá po skončení spolupráce.
• Smluvní pokuta: výše za každé jednotlivé porušení a zda vedle ní lze požadovat i náhradu škody.
• Žádný převod práv: sdílením informací nevzniká licence ani vlastnictví k know-how nebo autorským dílům.
• Rozhodné právo a řešení sporů: u zahraničního partnera zejména volba českého práva a příslušného soudu.
• Datum a podpisy obou stran, případně elektronický podpis.

Pokud nechcete skládat jednotlivá ustanovení sami, vzor dohody o mlčenlivosti obsahuje komentáře, podle kterých jej upravíte pro svou situaci.

Smluvní pokuta za porušení NDA

Smluvní pokuta je hlavní důvod, proč dohoda o mlčenlivosti v praxi funguje. Podle § 2048 občanského zákoníku můžete pokutu požadovat bez ohledu na to, zda vám porušením vznikla škoda. Stačí prokázat, že druhá strana povinnost porušila. Pokutu lze sjednat v pevné částce, nebo jako způsob, jak se výše určí.

Na co myslet při sjednávání pokuty:

• Za každé porušení zvlášť. Formulace „za každé jednotlivé porušení“ zabrání sporu, zda deset odeslaných dokumentů je jedno, nebo deset porušení.
• Přiměřená výše. Nepřiměřeně vysokou smluvní pokutu může soud podle § 2051 občanského zákoníku na návrh dlužníka snížit, nejníže však do výše škody vzniklé do doby rozhodnutí. Pokuta by proto měla odpovídat hodnotě chráněných informací. Extrémní částky se mohou dostat i do rozporu s dobrými mravy.
• Náhrada škody nad rámec pokuty. Podle § 2050 občanského zákoníku platí, že pokud je sjednána smluvní pokuta, nemá věřitel právo na náhradu škody z porušení téže povinnosti. Toto pravidlo lze smlouvou změnit: pokud chcete požadovat i škodu převyšující pokutu, musíte to v dohodě výslovně ujednat.
• Zaplacením povinnost nekončí. Zaplacení pokuty dlužníka nezbavuje povinnosti mlčenlivost dál dodržovat (§ 2049 občanského zákoníku).

Co dalšího můžete při porušení požadovat

Neoprávněné sdělení nebo využití obchodního tajemství je podle § 2985 občanského zákoníku nekalou soutěží. Poškozený pak může podle § 2988 požadovat, aby se rušitel jednání zdržel a odstranil závadný stav, a také přiměřené zadostiučinění, náhradu škody a vydání bezdůvodného obohacení. V závažných případech, kdy porušení obchodního tajemství způsobí ve větším rozsahu újmu jiným soutěžitelům nebo spotřebitelům nebo opatří ve větším rozsahu neoprávněné výhody, jde o trestný čin podle § 248 zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník. Tyto nástroje ale chrání jen skutečné obchodní tajemství a vyžadují dokazování. Smluvní pokuta z NDA je rychlejší cesta.

Jak dlouho dohoda o mlčenlivosti platí

Dobu trvání si určujete sami. V praxi se používají tři modely:

1. Po dobu jednání a pevně stanovenou dobu po něm, například 2 až 5 let od ukončení jednání nebo spolupráce. Je to nejčastější a nejsrozumitelnější řešení.
2. Po dobu, kdy informace zůstávají důvěrné, což se hodí pro skutečné obchodní tajemství (receptura, výrobní postup), jehož hodnota časem neklesá.
3. Kombinace: běžné důvěrné informace pevně stanovenou dobu, obchodní tajemství, dokud jím zůstává.

Proč dobu výslovně uvést? U smluv na dobu neurčitou, které zavazují k opakované nebo nepřetržité činnosti, umožňuje § 1999 odst. 1 občanského zákoníku výpověď ke konci kalendářního čtvrtletí s alespoň tříměsíční lhůtou. Podle odstavce 2 se to nepoužije, pokud se strana zavázala zdržet se určité činnosti a z povahy závazku je zřejmé, že povinnost není časově omezena. Jasně napsaná doba trvání vás těchto výkladových sporů ušetří.

Dohoda o mlčenlivosti se zaměstnancem

U zaměstnanců (včetně pracovníků na dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti) se neřídíte jen občanským zákoníkem, ale hlavně zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce. A ten má několik zásadních omezení.

Zákonná povinnost mlčenlivosti zaměstnance

Výslovnou povinnost zachovávat mlčenlivost stanoví § 303 odst. 2 písm. b) zákoníku práce jen pro vybrané zaměstnance, například ve správních úřadech, u policie, soudů nebo na obecních úřadech. Pro běžné zaměstnance v soukromé firmě platí obecná povinnost podle § 301 písm. d) zákoníku práce nejednat v rozporu s oprávněnými zájmy zaměstnavatele. K tomu se přidává ochrana obchodního tajemství: § 2985 občanského zákoníku výslovně postihuje i toho, komu bylo tajemství svěřeno na základě pracovního poměru. Dohoda o mlčenlivosti se zaměstnancem tedy hlavně upřesní, které informace jsou důvěrné a jak s nimi zacházet.

Smluvní pokutu se zaměstnancem sjednat nelze

Podle § 346d odst. 7 zákoníku práce smí být smluvní pokuta ujednána jen tam, kde to zákoník práce stanoví. Jedinou takovou výjimkou je konkurenční doložka. Pokuta za porušení mlčenlivosti v pracovní smlouvě nebo v dohodě se zaměstnancem je proto neplatná, i kdyby ji zaměstnanec podepsal. Častou chybou je, když firma použije obchodní NDA pro vlastní lidi beze změny.

Co zaměstnavateli zbývá při porušení:

• Pracovněprávní postih: porušení povinností může být důvodem k výpovědi, v závažných případech i k okamžitému zrušení pracovního poměru. Prvním krokem bývá písemný vytýkací dopis.
• Náhrada škody: zaměstnanec odpovídá za škodu způsobenou zaviněným porušením povinností (§ 250 zákoníku práce). U škody z nedbalosti je náhrada omezena na čtyřapůlnásobek průměrného měsíčního výdělku, u úmyslné škody omezení neplatí a zaměstnavatel může požadovat i ušlý zisk (§ 257 zákoníku práce). Zavinění musí prokázat zaměstnavatel. Pro svěřené peníze nebo zboží se vedle toho uzavírá dohoda o hmotné odpovědnosti.
• Nástroje proti nekalé soutěži a trestní oznámení u skutečného obchodního tajemství, a to i vůči bývalému zaměstnanci.

Rozdíl mezi mlčenlivostí a konkurenční doložkou

Dohoda o mlčenlivosti zakazuje informace sdělovat a zneužívat. Konkurenční doložka podle § 310 zákoníku práce jde dál: zaměstnanec se zavazuje, že po skončení zaměstnání nebude po určitou dobu vykonávat konkurenční výdělečnou činnost. Má přísná pravidla:

Konkurenční doložku lze sjednat jen tehdy, když to lze od zaměstnance spravedlivě požadovat s ohledem na povahu informací a znalostí, které v zaměstnání získal. Zaměstnavatel od ní může odstoupit jen po dobu trvání pracovního poměru. Mlčenlivost a konkurenční doložka se navzájem nevylučují, u klíčových lidí se často sjednávají obě. Jak skončení pracovního poměru probíhá, popisujeme v článku výpověď z pracovního poměru. Pokud se strany rozcházejí po vzájemné shodě, hodí se dohoda o ukončení pracovního poměru.

Jak postupovat krok za krokem

1. Sepište si, co budete sdílet. Projděte podklady a rozdělte je na veřejné, interní a skutečně citlivé. Do NDA patří hlavně ty citlivé.
2. Zvolte typ dohody. Jednostranná, oboustranná, nebo doložka v hlavní smlouvě. U zaměstnance upravte text podle zákoníku práce (bez smluvní pokuty).
3. Vymezte účel a důvěrné informace co nejkonkrétněji. Obecná formulace „veškeré informace“ se hůř vymáhá.
4. Nastavte dobu trvání a smluvní pokutu v přiměřené výši a rozhodněte, zda chcete i náhradu škody nad pokutu.
5. Podepište dohodu dřív, než cokoli pošlete. Informace sdílené před podpisem dohoda chránit nemusí, pokud to výslovně neuvádí.
6. Označujte dokumenty jako „Důvěrné“ a sdílené soubory evidujte (komu, kdy, co). Při sporu je to váš hlavní důkaz.
7. Po skončení jednání vyžádejte vrácení nebo zničení podkladů a ideálně i písemné potvrzení.

Praktický příklad

Paní Nováková vyvinula receptury přírodní kosmetiky a jedná s výrobcem o výrobě ve větším objemu. Před zasláním receptur podepíší jednostrannou NDA: chráněné jsou receptury, dodavatelé surovin a cenová kalkulace, účelem je „posouzení možnosti výroby“. Mlčenlivost trvá po dobu jednání a 5 let po jeho skončení, u receptur po dobu, kdy zůstávají důvěrné. Smluvní pokuta činí 200 000 Kč za každé porušení a dohoda výslovně připouští i náhradu škody nad tuto částku. Když výrobce o rok později uvede na trh téměř shodný produkt, paní Nováková nemusí dokazovat výši škody, stačí prokázat, že výrobce receptury využil v rozporu s účelem.

Časté chyby a na co si dát pozor

• Příliš obecné vymezení: „veškeré informace jakékoli povahy“ zní přísně, ale soud může mít problém posoudit, co bylo porušeno.
• Chybějící výjimky: bez výjimek pro veřejné informace a zákonnou povinnost sdělení je dohoda nevyvážená a příjemce ji odmítne nebo napadne.
• Smluvní pokuta se zaměstnancem: je neplatná, viz § 346d odst. 7 zákoníku práce.
• NDA podepsaná až po předání informací: první schůzka bez dohody může být právě ta, na které zazní to nejcennější.
• Nedomyšlená doba trvání: pokud mlčenlivost končí podpisem hlavní smlouvy nebo ukončením jednání, informace jsou poté bez smluvní ochrany.
• Zapomenuté osoby na straně příjemce: dohoda by měla řešit, komu smí příjemce informace dál předat a že za ně odpovídá.
• Nemožnost oznámit protiprávní jednání: podle § 3 zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů není oznámení protiprávního jednání podle tohoto zákona porušením smluvní povinnosti mlčenlivosti, pokud měl oznamovatel oprávněné důvody se domnívat, že je oznámení nezbytné. Dohoda proto nemůže oznamovatele umlčet.

Časté otázky

Musí být dohoda o mlčenlivosti písemná?

Ne. Občanský zákoník pro ni zvláštní formu nepředepisuje, takže platně vznikne i ústně nebo e-mailem. Bez písemného textu ale velmi těžko prokážete, co přesně bylo důvěrné a jaká byla sjednána smluvní pokuta. Doporučujeme vždy písemnou podobu s podpisy obou stran.

Jaký je rozdíl mezi NDA a smlouvou o mlčenlivosti?

Žádný. NDA je zkratka anglického non-disclosure agreement. Dohoda o mlčenlivosti, smlouva o mlčenlivosti i NDA označují stejný typ smlouvy. Rozdíl je jen mezi samostatnou dohodou a doložkou o mlčenlivosti, která je součástí jiné smlouvy.

Jak vysoká může být smluvní pokuta za porušení NDA?

Občanský zákoník horní hranici nestanoví. Nepřiměřeně vysokou pokutu ale může soud na návrh dlužníka snížit podle § 2051 občanského zákoníku, nejníže do výše škody vzniklé do rozhodnutí. Výše by proto měla odpovídat hodnotě chráněných informací a tomu, co by vám únik reálně způsobil.

Může zaměstnavatel po zaměstnanci chtít smluvní pokutu za porušení mlčenlivosti?

Ne. Podle § 346d odst. 7 zákoníku práce lze smluvní pokutu sjednat jen tam, kde to zákoník práce výslovně připouští, což je jen konkurenční doložka. Při porušení mlčenlivosti může zaměstnavatel řešit pracovněprávní postih a náhradu škody podle § 250 a 257 zákoníku práce.

Jak dlouho platí dohoda o mlčenlivosti?

Tak dlouho, jak si strany sjednají. Obvyklé je po dobu spolupráce a 2 až 5 let po jejím skončení, u obchodního tajemství po dobu, kdy zůstává tajné. Dobu je vhodné uvést výslovně, aby nevznikl spor o možnost výpovědi.

Co když se mlčenlivost poruší a NDA podepsaná není?

Pokud informace splňují definici obchodního tajemství podle § 504 občanského zákoníku, můžete se bránit podle pravidel o nekalé soutěži a požadovat zdržení se jednání, náhradu škody nebo vydání bezdůvodného obohacení. U údajů získaných při jednání o smlouvě se uplatní § 1730 odst. 2. Bez smluvní pokuty ale musíte prokazovat škodu nebo obohacení, což bývá obtížné.

Platí dohoda o mlčenlivosti po skončení pracovního poměru?

Smluvní povinnost mlčenlivosti trvá tak dlouho, jak je v dohodě sjednáno, a ochrana obchodního tajemství podle § 2985 občanského zákoníku platí i vůči bývalému zaměstnanci. Pokud chcete bývalému zaměstnanci zakázat i práci pro konkurenci, potřebujete konkurenční doložku s peněžitým vyrovnáním.

Musí se podpisy na NDA úředně ověřovat?

Ne, zákon úřední ověření podpisů u dohody o mlčenlivosti nevyžaduje. Stačí vlastnoruční podpisy obou stran, případně elektronické podpisy. U firmy zkontrolujte, že podepisuje osoba oprávněná za ni jednat.