Upomínka nezaplacené faktury: první, druhá a předžalobní upomínka krok za krokem

Upomínka nezaplacené faktury je písemné připomenutí, že dlužník nezaplatil fakturu do data splatnosti, spolu s výzvou k úhradě v nové lhůtě. Zákon pro ni nepředepisuje formu ani počet, v praxi se posílá první vlídná upomínka 3 až 7 dnů po splatnosti, druhá důraznější a nakonec předžalobní upomínka nejméně 7 dnů před podáním žaloby (§ 142a občanského soudního řádu). Můžete v ní chtít zákonný úrok z prodlení (pro prodlení vzniklé v 2. pololetí 2026 je to 11,75 % ročně) a od podnikatele navíc paušál 1 200 Kč za každou neuhrazenou pohledávku.

Upomínka nezaplacené faktury: co to je a kdy ji poslat

Dlužník je v prodlení hned následující den po splatnosti faktury. Pokud je čas plnění přesně ujednán, musí platit i bez vyzvání (§ 1958 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník). Upomínka tedy není podmínkou toho, aby dlužník byl v prodlení nebo aby vám začal běžet úrok z prodlení. Je to praktický krok, který má vyřešit nejčastější důvody nezaplacení: přehlédnutou fakturu, chybu v platebních údajích nebo dočasný nedostatek peněz.

Upomínka má i právní význam. Pokud vám dlužník dluží z více faktur a při platbě neurčí, kterou platí, započte se platba nejprve na tu, kterou jste mu už upomenuli (§ 1933 občanského zákoníku). A odeslání poslední upomínky, která splňuje podmínky § 142a zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, je podmínkou toho, abyste při úspěchu u soudu dostali náhradu nákladů řízení.

Mezi podnikateli platí, že pokud si splatnost nesjednali, je cena za zboží nebo službu splatná do 30 dnů od doručení faktury. Delší splatnost než 60 dnů musí být výslovně ujednána a nesmí být pro věřitele zvláště nevýhodná (§ 1963 občanského zákoníku). Než tedy začnete upomínat, ověřte, jaká splatnost na faktuře a ve smlouvě skutečně je.

Co musí upomínka obsahovat: kontrolní seznam

Upomínka nemá zákonem předepsané náležitosti. Aby ale byla srozumitelná a dala se později použít jako důkaz, měla by obsahovat:

• Identifikaci věřitele a dlužníka: jméno nebo obchodní firmu, IČO, sídlo nebo adresu.
• Označení faktury: číslo faktury, datum vystavení, datum splatnosti, případně číslo objednávky nebo smlouvy.
• Dlužnou částku: kolik zbývá zaplatit, odděleně jistina a případné částečné úhrady.
• Novou lhůtu k úhradě: konkrétní datum, obvykle 7 až 14 dnů.
• Platební údaje: číslo účtu, variabilní symbol, případně QR kód.
• Příslušenství: úrok z prodlení (stačí uvést sazbu a datum, od kdy běží), u podnikatele paušál 1 200 Kč.
• Upozornění na další postup: od druhé upomínky věcně uveďte, co uděláte, pokud dlužník nezaplatí.
• Datum a podpis nebo jméno odesílatele, u firmy osoby oprávněné jednat.
• Větu pro případ, že už bylo zaplaceno: „Pokud jste již platbu odeslali, považujte tuto upomínku za bezpředmětnou.“

Kopii faktury přiložte, zvlášť pokud si nejste jistí, že ji dlužník vůbec dostal. Ušetříte si spor o to, zda faktura byla doručena a kdy začala běžet splatnost.

První, druhá a poslední upomínka: postup a lhůty

Počet upomínek je na vás. Osvědčený třístupňový postup vypadá takto:

1. upomínka nezaplacené faktury

První upomínka má být zdvořilá. Většina opožděných plateb je nedopatření a zbytečně ostrý tón vám může pokazit obchodní vztah. Stačí krátký e-mail s číslem faktury, částkou, původní splatností a novým termínem. Příklad znění:

Dobrý den, dovolujeme si Vás upozornit, že faktura č. 2026-118 na částku 24 200 Kč se splatností 30. 9. 2026 dosud nebyla uhrazena. Prosíme o úhradu nejpozději do 14. 10. 2026 na účet uvedený na faktuře, variabilní symbol 2026118. Pokud jste již zaplatili, považujte tuto zprávu za bezpředmětnou.

2. upomínka

Druhá upomínka už je formálnější. Uveďte, že jde o opakovanou výzvu, vyčíslete dlužnou částku a připište, že požadujete úrok z prodlení ode dne následujícího po splatnosti do zaplacení. Jde-li o firmu nebo podnikatele, uplatněte i paušální náhradu nákladů 1 200 Kč. Dlužníkovi můžete nabídnout splátky; pokud na ně přistoupí, nechte si dluh písemně uznat (viz níže).

Poslední, předžalobní upomínka

Poslední upomínka je zároveň výzvou k plnění podle § 142a občanského soudního řádu. Žalobce, který vyhraje spor o zaplacení, má právo na náhradu nákladů řízení jen tehdy, pokud žalovanému nejméně 7 dnů před podáním žaloby zaslal výzvu k plnění na adresu pro doručování, případně na poslední známou adresu. Bez ní riskujete, že soudní poplatek a náklady na advokáta zaplatíte ze svého, i když spor vyhrajete. Podrobně o náležitostech a doručení píšeme v článku předžalobní výzva.

Pokud nechcete text skládat sami, můžete vyjít z vzoru předžalobní upomínky s komentáři, připraveného podle § 142a občanského soudního řádu jako editovatelný dokument.

Úrok z prodlení: kolik můžete chtít v roce 2026

Pokud dlužník platí pozdě, můžete po něm chtít úrok z prodlení (§ 1970 občanského zákoníku). Výši si můžete sjednat ve smlouvě; když ji nesjednáte, platí zákonná sazba podle § 2 nařízení vlády č. 351/2013 Sb.: repo sazba ČNB platná pro první den kalendářního pololetí, ve kterém prodlení nastalo, zvýšená o 8 procentních bodů. Sazba se určí jednou a platí po celou dobu prodlení, i kdyby ČNB repo sazbu později změnila.

Příklad: Faktura na 50 000 Kč byla splatná 15. 7. 2026. Prodlení začalo 16. 7. 2026, platí tedy sazba 11,75 % ročně. Za 30 dnů prodlení to dělá 50 000 × 0,1175 × 30 / 365 = přibližně 483 Kč, tedy zhruba 16 Kč za každý den.

V upomínce nemusíte úrok vyčíslovat na korunu. Stačí napsat „zákonný úrok z prodlení ve výši 11,75 % ročně z částky 50 000 Kč od 16. 7. 2026 do zaplacení“. Pokud máte ve smlouvě sjednanou smluvní pokutu, můžete ji požadovat vedle úroku z prodlení; nepřiměřeně vysokou pokutu však může soud na návrh dlužníka snížit (§ 2051 občanského zákoníku).

Paušál 1 200 Kč za nezaplacenou fakturu

Ve vztazích mezi podnikateli, kde jde o dodání zboží nebo poskytnutí služby za úplatu, má věřitel vedle úroku z prodlení právo na náhradu nákladů spojených s uplatněním pohledávky (§ 1972 občanského zákoníku). Její minimální výši stanoví § 3 nařízení vlády č. 351/2013 Sb. na 1 200 Kč za každou pohledávku. Totéž platí vůči veřejnému zadavateli.

• Za pohledávku, ne za upomínku. Když ke stejné faktuře pošlete tři upomínky, paušál nárokujete jen jednou. Tvrzení „1 200 Kč za každou upomínku“, které se na internetu objevuje, neodpovídá textu nařízení.
• Nemusíte prokazovat skutečné náklady. Paušál náleží automaticky. Pokud byly vaše skutečné náklady vyšší, můžete chtít i rozdíl nad 1 200 Kč.
• Nelze ho jednoduše vyloučit. U ujednání, které právo na náhradu těchto nákladů vylučuje, se má za to, že je pro věřitele zvláště nevýhodné, a tedy neplatné (§ 1964 občanského zákoníku).
• Více faktur. Jde-li o samostatné objednávky nebo zakázky, má každá vlastní pohledávku a paušál se uplatňuje u každé zvlášť. U pravidelných splátek nebo plateb z jedné smlouvy výklad jednotný není; Ústavní soud (nález sp. zn. I. ÚS 865/20) zdůraznil, že soudy musí tuto otázku posuzovat ve světle evropské směrnice o opožděných platbách.

Paušál můžete uplatnit už v druhé upomínce. Vůči spotřebiteli (soukromé osobě, která nejedná v rámci podnikání) paušál 1 200 Kč nenáleží.

Upomínka firmě, nebo spotřebiteli: v čem je rozdíl

U spotřebitele dbejte i na tón. Sdělení vůči spotřebiteli musí být jasná a srozumitelná (§ 1811 občanského zákoníku) a upomínka by neměla vyvolávat dojem, že dlužníkovi hrozí něco, co mu reálně nehrozí.

Jak upomínku poslat a doložit doručení

1. Ověřte adresu. U firem a podnikatelů zkontrolujte sídlo ve veřejném rejstříku na or.justice.cz a zjistěte, zda mají datovou schránku. U soukromé osoby použijte adresu ze smlouvy nebo objednávky.
2. První upomínku pošlete e-mailem na kontakt, se kterým běžně komunikujete. Uschovejte si odeslanou zprávu.
3. Druhou a poslední upomínku pošlete prokazatelně. Datová schránka má doručenku, doporučený dopis podací lístek. U zásilky přes poštu se má za to, že došla třetí pracovní den po odeslání (§ 573 občanského zákoníku).
4. Založte si složku k pohledávce: faktura, smlouva nebo objednávka, doklad o dodání, korespondence, upomínky a doklady o jejich odeslání. U soudu budete potřebovat všechno.

Upomínka a promlčení: proč nestačí jen upomínat

Právo na zaplacení faktury se promlčuje za tři roky (§ 629 odst. 1 občanského zákoníku), zpravidla od splatnosti, kdy jste mohli dluh poprvé vymáhat (§ 619). Upomínka běh promlčecí lhůty nezastaví. Promlčecí lhůta přestane běžet až tehdy, když pohledávku uplatníte u soudu a v řízení řádně pokračujete (§ 648). Kdo jen opakovaně upomíná, může o pohledávku přijít.

Výjimkou je situace, kdy vám dlužník v reakci na upomínku dluh písemně uzná co do důvodu i výše. Pak se právo promlčí až za deset let od uznání (§ 639 a § 2053 občanského zákoníku). Zaplacení části dluhu nebo úroků může mít účinky uznání (§ 2054), spolehlivější je však písemné uznání. Jak ho sepsat, popisujeme v článku uznání dluhu.

Upomínka při neplacení nájemného

Upomínka se nepoužívá jen u faktur. Pronajímatel bytu, kterému nájemce neplatí nájemné, posílá upomínku stejně, s uvedením měsíců, za které nájemné chybí. Pokud nájemce nezaplatil nájemné a služby za dobu alespoň tří měsíců, jde o zvlášť závažné porušení povinnosti (§ 2291 občanského zákoníku). Před výpovědí bez výpovědní doby však musí pronajímatel nájemce vyzvat, aby závadný stav v přiměřené době odstranil, jinak se k výpovědi nepřihlíží. Postup popisujeme v článku okamžitá výpověď z nájmu.

Časté chyby při upomínání faktur

• Upomínka před splatností. Do dne splatnosti dlužník v prodlení není a úrok ani paušál vám nenáleží.
• Chybějící číslo faktury nebo částka. Neurčitá výzva „máte u nás dluh“ dlužníka k platbě nedonutí a jako důkaz je slabá.
• Paušál 1 200 Kč po spotřebiteli nebo „za každou upomínku“. Obojí je chyba, která může vést ke sporu i u částky, na kterou nárok máte.
• Výhrůžky. Hrozby zveřejněním dluhu na sociálních sítích nebo kontaktováním rodiny či zaměstnavatele nepoužívejte; můžete porušit ochranu osobnosti a osobních údajů.
• Poslední upomínka jen e-mailem. Pro účely § 142a občanského soudního řádu je bezpečnější doporučený dopis nebo datová schránka na adresu dlužníka.
• Nekonečné upomínání. Upomínky promlčení nezastaví. Stanovte si, po kolika neúspěšných výzvách podáte žalobu.
• Pokračování v dodávkách. U opakované spolupráce zvažte, zda dodávat dál, dokud není dluh zaplacen. Možnost pozastavit plnění si ale ověřte ve smlouvě; u nových zakázek pomůže zálohová faktura a jasně nastavené obchodní podmínky.

Co dělat, když dlužník nezaplatí ani po upomínce

Pokud dlužník nereaguje ani na předžalobní upomínku a uplynulo alespoň 7 dnů od jejího zaslání, můžete podat žalobu na zaplacení. Soud u peněžitých nároků často vydá platební rozkaz, proti kterému může dlužník do 15 dnů od doručení podat odpor (§ 172 občanského soudního řádu). Co se děje po podání odporu, vysvětlujeme v článku odpor proti platebnímu rozkazu.

Pokud dlužník zaplatit chce, ale nemá na celou částku, je často výhodnější dohodnout splátky a nechat si dluh písemně uznat. Získáte tím delší promlčecí lhůtu a důkaz pro případný soud.

Je-li dlužník plátcem DPH, má i daňový důvod zaplatit včas. Pokud fakturu za zdanitelné plnění zcela neuhradí do posledního dne šestého kalendářního měsíce po měsíci splatnosti, musí zpravidla snížit uplatněný odpočet DPH (§ 74b odst. 3 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty; týká se plnění uskutečněných od 1. 1. 2025). Co z nezaplacené faktury plyne pro DPH na vaší straně jako věřitele, si ověřte s účetní nebo daňovým poradcem.

Předcházet sporům pomáhá hlavně dobře napsaná smlouva. Sjednejte splatnost, výši úroku z prodlení nebo smluvní pokutu a jasně popište, co a kdy dodáváte.

Časté otázky

Kolik upomínek musím poslat, než podám žalobu?

Zákon žádný počet upomínek nepředepisuje. Před žalobou je ale potřeba poslat dlužníkovi písemnou výzvu k plnění nejméně 7 dnů před podáním žaloby podle § 142a občanského soudního řádu, jinak hrozí, že nedostanete náhradu nákladů řízení. V praxi se osvědčily dvě upomínky a třetí, předžalobní.

Kdy poslat první upomínku nezaplacené faktury?

Nejdříve den po splatnosti, kdy je dlužník v prodlení. Obvykle se posílá 3 až 7 dnů po splatnosti. Upomínat dříve nemá smysl, protože do dne splatnosti dlužník platit nemusí.

Mohu za upomínku účtovat poplatek?

Poplatek za upomínku můžete chtít jen tehdy, pokud jste si ho předem sjednali ve smlouvě nebo obchodních podmínkách. Mezi podnikateli navíc ze zákona náleží náhrada nákladů na uplatnění pohledávky nejméně 1 200 Kč za každou pohledávku. U spotřebitele může soud nepřiměřený poplatek posoudit jako zneužívající ujednání.

Platí paušál 1 200 Kč za každou upomínku?

Ne. Paušál 1 200 Kč náleží podle § 3 nařízení vlády č. 351/2013 Sb. za každou pohledávku, ne za každou upomínku. Když ke stejné faktuře pošlete tři upomínky, paušál je pořád jeden. Platí jen mezi podnikateli, případně vůči veřejnému zadavateli.

Jaký je úrok z prodlení v roce 2026?

Pokud si úrok nesjednáte jinak, je to repo sazba ČNB platná k prvnímu dni pololetí, ve kterém prodlení nastalo, plus 8 procentních bodů. Při prodlení vzniklém v 1. pololetí 2026 to je 11,50 % ročně, při prodlení vzniklém v 2. pololetí 2026 to je 11,75 % ročně. Sazba se pak nemění po celou dobu prodlení.

Stačí poslat upomínku e-mailem?

Pro první připomenutí e-mail stačí. U poslední upomínky, která má sloužit jako předžalobní výzva, zvolte doporučený dopis nebo datovou schránku, protože u soudu musíte prokázat, že jste výzvu dlužníkovi zaslali na jeho adresu.

Přeruší upomínka promlčení faktury?

Ne. Upomínka běh tříleté promlčecí lhůty nezastaví. Promlčení se staví až podáním žaloby nebo návrhu u soudu. Pokud dlužník dluh písemně uzná, promlčí se právo až za deset let od uznání.

Co když dlužník zaplatí jen část faktury?

Pokud se s věřitelem nedohodne jinak, započte se částečná platba nejprve na již určené náklady, pak na úrok z prodlení, poté na úroky a nakonec na jistinu (§ 1932 občanského zákoníku). U spotřebitele v prodlení je pořadí jiné: náklady, jistina, úroky a nakonec úrok z prodlení. V další upomínce proto uveďte přesně, co zbývá uhradit.